公开档案政策

19年8月27日总统内阁通过;
总统内阁于20年5月14日通过修订

The Georgia 公开记录法 promotes open government by providing for public access 立即公开记录. 任何EGSC员工都可以收到公开记录请求; 因此，所有员工都应该熟悉这份材料. 办公室主任/法律 Counsel at 十大彩票平台 (the College) is responsible for administering 学院对乔治亚州公开记录法案的遵守. 办公室主任/法律 Counsel seeks to make the College’s open records compliance procedures user-friendly, 非对抗性和开放性. 这一政策将指导收件人正确的程序 在收到公开记录要求后，解释他们的角色和职责 of administrators and the 开放档案管理器 in responding to an Open Records request.

处理公开纪录申请的程序

员工 should be aware that open record requests vary greatly in the type of sender, 格式和请求名称:

• • 发件人:个人、雇员、律师、学生等.
  • 形式:口头或书面(打印、传真、电子邮件或其他电子形式);
  • 请求名称:信息请求、信息自由法、阳光法请求等.

A request does not have to follow a specific format or mention the Georgia Open Records 行为是有效的，并触发三天的回应期. Therefore, any College employee receiving an oral or written request for records should immediately notify EGSC Chief of Staff/Legal Counsel who serves as the college’s Open 记录经理478-289- 2165. 收到请求的员工不应该回应请求者，即使是 澄清，除非办公厅主任/法律顾问指示. 搜索, retrieval, redaction and copying of the 请求的文件 is often time intensive. Some records may not be 释放d due to a privacy law or statute that prohibits their 释放. Therefore, it is imperative that Open Records Requests be forwarded as soon as they are received to the Chief of Staff/Legal Counsel for review to enable the evaluation 在这三天期间发生的过程.

收到公开记录请求后，办公室主任/法律顾问(以下简称 开放档案经理(开放档案管理器)将执行以下初步评估任务:

• • 直接与请求者联系以澄清请求并确定哪些记录 对请求作出回应;
  • 请与负责该记录的管理员联系，确定是否存在 records exist, the volume of 文档 or data, and the time required to 搜索, retrieve, 编辑(如有必要)和复制记录;
  • Remind all contacted administrator(s) of the timeliness required in the response and 请求的保密性;
  • Determine necessary redactions in compliance with USG policy, FERPA, HIPAA and other 隐私法律法规;
  • Determine whether any of the requested information is exempt from disclosure; and 
  • Determine the college’s response to the requester and timeline for production of the 请求的文件.

如果记录是容易获得的，不是大量的和花费编辑 and copy the records do not exceed $25* the administrator responsible for the requested 记录将定位、复制、编辑并发送给开放记录经理. The 开放档案管理器 will again remind the administrator of confidentiality requirements 在执行此任务时. 开放记录经理负责确保文件的安全 are redacted when necessary, identifying and withholding exempt information, and stating disclosure exemptions with applicable legal authority in the response to the requester. The 开放档案管理器 will respond to the requester with applicable records within 三天期限. *乔治亚州公开记录法案允许复制收费 .10每 page for letter and legal-size 文档 以及复印其他文件的实际费用. A charge for storage media and a charge for staff time used in the 搜索 will also 进行评估. 员工费用是根据有资格搜索的最低工资员工计算的， 编辑和整理文件.

If the records are voluminous, all or some are not readily accessible or other circumstances prevent a timely production of all 文档, the 开放档案管理器 will respond 在三天内发送给请求者，并提供响应的描述 records, produce responsive records that are accessible if possible, provide a timeline for when the remaining records will be available and agree to provide the responsive 在切实可行的情况下尽快记录或查阅. 如需提供费用记录 超过25美元，上述回应将包括估计费用. 如果估计成本超过 500美元，需要预付. 开放记录管理器将推迟搜索和 retrieval of the records until the requestor consents to 估计的费用, unless the requestor has stated in the request a willingness to pay an amount that exceeds 估计的费用.

当在进行程序之前需要请求方的同意和/或付款时，在 receipt of the same, the 开放档案管理器 will notify the relevant administrator 收集记录，复印，修改并提供给开放记录经理. 开放记录管理员将按照上述流程进行回复.

The Office 法律事务 maintains a written log to track all requests, responses 以及相关文件. 该日志按财政年度保存，存放在办公室 法律事务. 这些记录是根据佐治亚大学系统保存的 记录保留时间表和乔治亚州公开记录法案.

如何提出公开纪录要求

要求文件的个人:

开放档案管理器建议使用 索取公开纪录表格 (PDF). 虽然不需要使用该表单，但它的目的是帮助请求者 提供足够的细节，以清楚地确定所需的记录. 请注意 some records may not be 释放d due to a privacy law or statute that prohibits their 释放. 你将被评估1美元.信件或法定尺寸的纸质副本每页10美元 文件，以及所有其他文件，制作副本的实际成本. 为 information requested on a data storage device, you will be charged the actual cost 数据存储介质的. 您还将被收取员工的小时率 谁在第一刻钟内检索和复制这些文件. 公开记录 经理将在完成请求之前与您联系并提供估算. 请参阅 the 常见问题 below, or contact Chief of Staff/Legal Counsel, Open Records Manager, 十大彩票平台, 131大学圈, Swainsboro, Georgia, 30401; Telephone: 478-289-2165; cpattersonFREEOMNIUPDATE.

常见问题

什么是乔治亚州公开记录法案?
It is a state law requiring that public records be open and available for inspection 任何一个公众成员. 请访问乔治亚州总检察长办公室 记录页了解更多信息 http://law.ga.gov/

什么是公共记录?
Public records include virtually all 文档, papers, letters, maps, books, tapes, photographs, computer based or generated information, or similar material prepared, maintained or received in the course of the operation of a public office or agency. 私人为国家机构保存的记录和不为国家机构保存的记录 工作场所受法律约束.

《十大彩票平台》适用于十大彩票平台吗?
是的; the Act applies to all public agencies.

谁可以提出公共记录要求?
任何公众人士均可要求查阅任何公共记录.

我如何提出公开纪录要求?
如有要求，可向政府服务小组主任/法律顾问、公开档案经理、 十大彩票平台，学院圈131号，斯温斯伯勒，乔治亚州30401; cpattersonFREEOMNIUPDATE. 为方便您，我们提供了一份申请表 索取公开纪录表格 (PDF).

《十大彩票平台》的目的是什么?
The purpose of the Act is to encourage public access to government information and 通过向公众开放，保持公众对政府的信心.

根据《十大彩票平台》，哪些记录可以免于披露?
《十大彩票平台》中存在许多例外情况. 一些常见的豁免适用 高等教育机构包括但不限于: 

• • 涉及个人隐私的医疗资料和其他资料;
  • 与未决调查有关的记录;
  • Records required by the federal government to be kept confidential such as student education records; Trade secrets and certain information of a proprietary nature;
  • Certain re搜索 data, records or information that has not been published, patented, 或以其他方式公开传播;
  • 捐赠者的个人和财务信息;
  • Confidential evaluations submitted to a public agency in connection with the hiring 公职人员的

Are personnel files and performance evaluations subject to disclosure under the Georgia 公开记录法?
一般来说，人事档案中的大部分文件都必须公开，但是 也有例外. 人事档案中包含的文件，如果没有豁免，可以 一经编辑，在任何适用的时间限制后予以发布. 业绩评估 修订后可以披露. 编辑是指删除个人信息，如 as social security number, bank account information, medical or insurance information, 等.，从披露前的文件中.

我发送和接收的电子邮件是否需要根据《十大彩票平台》进行披露?
是的，电子邮件是公开记录，不管主题是否与商业有关，如果 one or more of the following criteria are met: they involve state business, they are sent over a College account (even if on a privately held computer at home), they are 发送到或通过学院设备，无论在哪里.

学院是否通知被披露记录中的员工?
The College’s policy is to notify employees whose performance evaluation or personnel 文件已被要求，并正在根据该法案予以公布.

Can the College charge requestors for the cost of copies and staff time used in the 搜索?
是的. 该法案允许复制收费 .信件和法定大小的文件每页10美元 以及复印其他文件的实际费用. 对状态存储介质和的收费 还将对工作人员在搜索中使用的时间收费. 员工收费 基于最低工资的员工是否有资格搜索，编辑和组装 文档.

遵守《十大彩票平台》的时间因素有多重要?
It is critical that any unit receiving a request for records immediately notify the 开放档案管理器. 为期三天的时间从学院成立之日起计算 receives the request, not when the unit relays the request 给开放档案经理. It is the responsibility of department heads to assure there is no delay in this notification 给开放档案经理. 违规者可被处以1,000美元的民事罚款 这条法律.

请联系办公室主任/法律顾问，公开记录经理，电话:478-289-2165或 cpattersonFREEOMNIUPDATE 了解更多信息.